Thuiswerken

Thuiswerken & (onkosten)vergoedingen

Wat mag en wat moet je als werkgever vergoeden als je medewerkers thuis werken? En hoe regel je dat? Het Nibud heeft berekend dat thuiswerken ongeveer € 2 per dag aan extra kosten met zich mee brengt.  Medewerkers mogen kosten voor thuiswerken niet aftrekken van de belasting, maar als werkgever mag je wel een vergoeding geven. Het is niet verplicht. Wat je als werkgever wèl verplicht bent, is er voor te zorgen dat de werkplek zowel op het werk als thuis op orde is. Gelukkig zijn er daarvoor aantrekkelijke fiscale regelingen. Deze regelingen vallen onder de Werkkostenregeling en daarbij onder de gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen drukken niet op de vrije ruimte.  
Inrichting fysieke werkplek thuis

Met de inrichting van de fysieke werkplek thuis zijn vaak eenmalige kosten gemoeid voor bijvoorbeeld een bureau, bureaustoel of accessoires zoals een noise cancelling-koptelefoon.
Een relevante vraag is of je als werkgever deze vergoeding in geld of in producten ter beschikking stelt. De arbo-voorzieningen zoals bureau, bureaustoel en laptopstandaard kunnen onbelast verstrekt worden als deze voortvloeien uit het arbo-beleid.

Vergoeding voor o.a. koffie, elektra, internet

Naast de fysieke inrichting van de thuiswerkplek gaat het bij een thuiswerkvergoeding ook over kosten gekoppeld aan het thuiswerken, bijvoorbeeld voor koffie, elektra, verwarming en internet/netwerk. Deze bijdrage wordt per thuiswerkdag vergoed op basis van een vast dagbedrag en periodiek – vaak per maand – aan de medewerker betaald.

Bijdrage voor gezond thuiswerken en vitaliteit

Ook kun je als werkgever nadenken over hoe je bij wilt dragen aan de vitaliteit van je thuiswerkende medewerkers.  Denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar stellen van pauzesoftware of trainingen op het gebied van efficiënt plannen of het creëren van de juiste privé/werkbalans. En maak gebruik van de slimme tips en challenges op het platform Werken in Beweging.

Onbelast vergoeden binnen en buiten de vrije ruimte van de WKR

Belangrijk bij de vergoedingen is dat de reiskostenvergoeding onbelast uitgekeerd kan worden, terwijl de thuiswerkvergoeding (uitgezonderd de voorzieningen die genoemd worden in het arbo-beleid) alleen als belaste vergoeding beschikbaar kan worden gesteld. Wel mag je deze kosten onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Thuiswerkplek volgens de Arbo-regels

Je medewerkers moeten zowel op het werk als thuis een goede werkplek hebben. Een bureau, bureaustoel, goede lamp, pc e.d. die voor meer dan 90% zakelijk wordt gebruikt mag je daarom belastingvrij ter beschikking stellen. Ook andere zaken die nodig zijn voor het werk, zoals een telefoon met abonnement, internetaansluiting, printer, tablet, laptop of computer mag je onbelast vergoeden. Spullen die een werkgever heeft betaald, moet de medewerker wel weer inleveren of overnemen als de arbeidsovereenkomst stopt.

Misschien zijn er ook andere verzoekjes. Kijk dan in de Arbo-richtlijn. Staat de gevraagde faciliteit daar niet in, dan moet je het vergoeden ervan apart toelichten. De niet-noodzakelijke vergoedingen worden belast óf je brengt ze onder in de Werkkostenregeling.

Hieronder de verschillende faciliteiten nog even in een droog tabelletje:

Faciliteit

Werkkostenregeling

Inrichting thuiswerkplek

Alleen onbelast mogelijk wanneer arbovoorzieningen die samenhangen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet ter beschikking worden gesteld aan de werknemer. Verstrekking of vergoeding wordt belast.

Kosten mobiele telefoon

Mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium kan de telefoon alsmede de bijkomende kosten (abonnement) onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld.

Computers, tablets etc.

Mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium kan een computer alsmede de bijkomende kosten (onderhoud, printer) onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld.

Consumpties werkplek thuis

In principe niet onbelast te vergoeden tenzij er sprake is van een zelfstandige werkruimte thuis (zelfstandig deel woning, eigen sanitair). Wel mogelijk via de vrije ruimte van de WKR.

Energie, water werkplek thuis

In principe niet onbelast te vergoeden tenzij er sprake is van een zelfstandige werkruimte thuis (zelfstandig deel woning, eigen sanitair). Wel mogelijk via de vrije ruimte van de WKR.

Kosten internet thuis

Mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium kunnen de kosten van internet thuis onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. Deze verbinding moet dan noodzakelijk zijn voor het werk en daadwerkelijk worden gebruikt.

Kosten vaste telefonie thuis

Niet onbelast te vergoeden. Valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium. Wel mogelijk via de vrije ruimte van de WKR.

Reiskosten

Indien de werknemer niet meer dan 40% van de werktijd vanuit huis werkt, mag de vaste reiskostenvergoeding over de hele werkweek niet meer op deze manier uitgekeerd worden.