Thuiswerken

Reiskostenvergoeding & Thuiswerken

Half maart van dit jaar werden we met z’n allen overvallen door de eerste intelligente lockdown. Thuiswerken werd per direct een harde norm. Omdat nog niemand een idee had of dit kort of lang zou duren, stampten we acuut thuiswerkplekken uit de grond en ging iedereen met digitale vergaderplatforms aan de slag. Reiskosten en andere vergoedingen werden nog doorbetaald. 

Er zijn bedrijven die dat nog steeds doen en dat zien als een soort thuiswerkvergoeding. Andere bedrijven hebben bijvoorbeeld de trajectkaarten voor het OV stopgezet en vragen medewerkers alleen afgelegde reizen te declareren. Maar hoe regel je dit nu goed, zowel voor jou als ondernemer en voor je medewerkers?

Dit is de stand van zaken

We weten dat we voorlopig nog niet van de corona-maatregelen af zijn. En daarbij is de verwachting dat ook daarna er een nieuwe balans ontstaat met meer thuiswerken en minder naar het werk reizen. Bovendien stopt zonder tegenbericht per 1 januari 2020 de fiscale tegemoetkoming n.a.v. de Corona-crisis (punt 6.2). Je mag thuiswerkdagen dan niet meer als kantoordagen aanmerken en moet van al je medewerkers opnieuw in kaart brengen wanneer ze thuis werken en wanneer ze naar het bedrijf reizen. Daarom is het tijd om je te verdiepen in hoe je flexibel met reiskosten en thuiswerkvergoeding om gaat. En dat natuurlijk zonder dat het veel extra administratie met zich mee brengt.  

De oude manier van reiskosten vergoeden

Veel werkgevers betalen hun medewerkers een forfaitaire reiskostenvergoeding: een vast bedrag per maand dat is berekend op basis van de woon-werkafstand en het aantal werkdagen. Eventueel met een onder- en bovengrens. Makkelijk, duidelijk, maar niet flexibel en vaak ook niet de voordeligste oplossing. 

Wat moet je doen als je een vaste reiskostenvergoeding wilt blijven geven?

Zonder tegenbericht loopt per 1 januari 2021 de fiscale tegemoetkoming n.a.v. de Corona-crisis af en mogen thuiswerkdagen niet meer als kantoordagen worden aangemerkt. Dit betekent dat de vaste reiskostenvergoedingen, die gebaseerd zijn op het reispatroon van vóór 13 maart 2020, niet meer belastingvrij mogen worden uitgekeerd. Er vanuit gaande dat het reispatroon aanzienlijk is veranderd.  

Wil je een vaste reiskostenvergoeding blijven hanteren, dan moet je als werkgever de zakelijke reisbewegingen van al jouw medewerkers opnieuw in kaart brengen. Op basis van deze reisbewegingen dient de reiskostenvergoeding te worden berekend. Alleen daadwerkelijke reisbewegingen mogen belastingvrij worden vergoed. Daarbij geldt een maximaal belastingvrij bedrag van 19 cent per kilometer. 

Zo kan het ook: de flexibele reiskostenregeling

Bij een flexibele reiskostenvergoeding betaal je als werkgever alleen voor de trips die echt gemaakt worden. Daarbij hebben de medewerkers per dag de vrije keuze in de manier waarop ze reizen: op de fiets, met het OV of met de auto. Daarbij kunnen ze hun reis ook opknippen met verschillende vervoersmiddelen: bijvoorbeeld op de eigen fiets naar het station, dan met de trein en het laatste stukje naar de bestemming op de deelfiets.

Overzicht en gebruikersgemak

Niemand zit te wachten op extra administratie. Gelukkig is dat – ook met een flexibele reiskostenregeling – niet nodig. Flexibel vergoeden blijkt vaak goedkoper dan de forfaitaire reiskostenvergoeding. Helemaal als je medewerkers meer gaan thuiswerken.

Er zijn verschillende aanbieders op de markt die hun systemen naadloos aansluiten op de loonadministratie en die met een portal een overzicht tonen van alle kilometers en vergoedingen. Jij bepaalt nog steeds wat de vergoeding wordt voor de daadwerkelijk gereisde kilometers met eigen vervoer. Daarnaast zet je een app of portal in waar je medewerkers die kilometers registreren. Voor het OV en bijvoorbeeld het gebruik van deelauto’s of deelfietsen krijgen ze een mobiliteitskaart.

Providers

IJmond Bereikbaar is aangesloten bij de regio-overschrijdende campagne ‘Zo werkt het!’. Hier worden o.a. de volgende aanbieders genoemd: