Thuiswerken

Thuiswerken en reiskostenvergoeding

Half maart van dit jaar werden we met z’n allen overvallen door de eerste intelligente lockdown. Thuiswerken werd per direct een harde norm. Omdat nog niemand een idee had of dit kort of lang zou duren, stampten we acuut thuiswerkplekken uit de grond en ging iedereen met digitale vergaderplatforms aan de slag. Reiskosten en andere vergoedingen werden nog doorbetaald. 

Inmiddels weten we dat we voorlopig nog op deze manier aan het werk blijven. En ook zonder beperkende maatregelen willen veel mensen een nieuwe balans vinden in thuiswerken en naar het bedrijf gaan. Dat betekent ook: met een frisse blik kijken naar de reiskostenvergoeding.

De oude manier van reiskosten vergoeden

Op dit moment betalen veel werkgevers nog een forfaitaire reiskostenvergoeding aan hun medewerkers: een vast bedrag per maand dat is berekend op basis van de woon/werkafstand en het aantal werkdagen. Eventueel met een boven- en ondergrens. Dat is makkelijk en duidelijk, maar vaak ook star en niet de voordeligste oplossing. Per 1 april 2021 is dit in veel gevallen ook niet meer mogelijk. Dan kun je als werkgever alleen nog daadwerkelijk gemaakte reizen onbelast vergoeden.

Wat moet je doen als je een vaste reiskostenvergoeding wilt blijven geven?

Een vaste reiskostenvergoeding is nog wel mogelijk als medewerkers structureel reizen in een vast reispatroon (36 weken of 128 dagen per jaar, zie pagina 265 in het Handboek Loonheffingen). Voor veel medewerkers en bedrijven zal dit niet het geval zijn, omdat één of meer dagen thuiswerken een vast onderdeel blijft. 

Wil je een vaste reiskostenvergoeding blijven geven, dan moet je als werkgever het woon/werkverkeer van al jouw medewerkers opnieuw in kaart brengen. Op basis daarvan bereken je de nieuwe vaste vergoeding. Alleen daadwerkelijke reisbewegingen mogen belastingvrij worden vergoed. Daarbij geldt een maximaal belastingvrij bedrag van € 0,19 per kilometer. 

Zo kan het ook: de flexibele reiskostenregeling

Nu werken steeds flexibeler wordt (vanuit huis, op een flexplek, op het bedrijf), is het logisch de manier waarop je reiskosten vergoedt ook meer flexibel in te richten. Dat flexibel inrichten gaat niet alleen over de hoogte van de vergoeding, maar ook over het flexibel inzetten van die vergoeding. Voorbeelden van een flexibele reiskostenregeling zijn:

  • een vergoeding op basis van de daadwerkelijke reis
  • een mobiliteitsbudget.
Vergoeding op basis van de werkelijke reis

Een vergoeding op basis van de werkelijke reis houdt in dat een medewerker alleen een reiskostenvergoeding ontvangt, als er ook werkelijk wordt gereisd. Reis je niet, bijvoorbeeld wanneer je thuiswerkt, dan ontvangt de medewerker niets.

Hoe je dat inricht? Ritten die een medewerker met eigen vervoer maakt, zoals auto en fiets, declareert de medewerker per rit in een online portal. Voor vervoer met het OV, of deelauto’s en deelfietsen krijgt men een mobiliteitskaart. Deze ritten worden automatisch geregistreerd en in ook in het portaal zichtbaar gemaakt. Door vervolgens alle geregistreerde ritten goed te keuren, worden ze direct verwerkt in de salarisadministratie en worden de gemaakte kosten aan de medewerker vergoed. De hoogte van de vergoeding verschilt per medewerker per maand, want deze is afhankelijk van de reizen die daadwerkelijk gemaakt zijn.

Het mobiliteitsbudget

Een andere manier om de reiskostenvergoeding in te passen in een flexibel mobiliteitsbeleid is met een mobiliteitsbudget. Mobiliteitsbudgetten zijn er in vele vormen. Wat je vaak ziet, is een vast bedrag per maand waarmee een medewerker haar of zijn reizen kan betalen. Blijft er budget over, dan kan dit belast worden uitgekeerd of worden gebruikt voor bijvoorbeeld persoonlijk extra opleidingsbudget, het bijkopen van vakantiedagen of een extra storting voor het pensioen.

Bij een flexibele reiskostenvergoeding betaal je als werkgever alleen voor de trips die echt gemaakt worden. Daarbij hebben de medewerkers per dag de vrije keuze in de manier waarop ze reizen: op de fiets, met het OV of met de auto. Daarbij kunnen ze hun reis ook opknippen met verschillende vervoersmiddelen: bijvoorbeeld op de eigen fiets naar het station, dan met de trein en het laatste stukje naar de bestemming op de deelfiets.