Thuiswerken

Goed geregeld!
Tijdens de coronacrisis zijn we met z’n allen verplicht thuis gaan werken en hebben we in korte tijd ervaren hoe dat werkt en of het bevalt. Voor de één was het een prima ervaring, de ander werkt liever op kantoor. Nu meer mensen weer terug naar het werk kunnen, is dit het moment om te kijken wat we hebben geleerd van deze nieuwe manier van werken. 

Er is een groot aantal medewerkers zijn dat het thuiswerken graag, voor een paar dagen per week, wil voortzetten. Dat heeft zeker voordelen: voor de werknemers, voor de werkgever en ook voor de omgeving. Hier vind je antwoord op vragen als: Ben je als werkgever verplicht om het thuiswerken toe te staan? Wat zijn  de voordelen? En waar moet je even extra aandacht aan geven.

Is thuiswerken een recht?

Nee. De Wet Flexibel Werken regelt dat een individuele werknemer een verzoek kan doen om aanpassing van arbeidsduur, werktijd en arbeidsplaats. Elke werknemer, die minimaal een halfjaar (26 weken) bij een werkgever in dienst is, kan zo’n verzoek doen, de motivatie maakt niet uit.

De werkgever kan een verzoek afwijzen, maar moet hiervoor een goede reden hebben. Als je niet reageert op het verzoek, wordt het automatisch toegekend.

 De Wet Flexibel Werken geldt niet voor werkgevers met minder dan 10 werknemers. Als werkgever van een klein bedrijf kun je dus altijd een verzoek tot thuiswerken afwijzen, zonder reden.

Waarom thuiswerken stimuleren?
Medewerkers noemen deze positieve argumenten:
  • Geen reistijd, niet meer in de file staan
  • Geconcentreerder kunnen werken
  • Efficiënter gebruik van tijd
  • Betere balans werk/privé
  • Minder stress.
Werkgevers ervaren dat:
  • medewerkers zich (nog) meer verantwoordelijk voelen dat er goed werk geleverd wordt
  • medewerkers zich meer gewaardeerd voelen door het vertrouwen dat ze krijgen
  • er meer rust en ruimte is op de werklocatie
  • de parkeerdruk vermindert
  • thuiswerken een positieve invloed heeft op het ziekteverzuim

Daarbij draagt thuiswerken zichtbaar bij aan een betere bereikbaarheid van de regio, een minder drukke spits, minder ongelukken en een schone(re) lucht.

Hier moet je op letten

Als werkgever ben je op grond van de Arbowet verantwoordelijk voor de inrichting van de werkplek en materialen waarmee je arbeid laat verrichten. Dit geldt ook voor de werkplek thuis.

Je moet er dus voor zorgen dat je werknemer die structureel één of meerdere dagen per week thuiswerkt, de werkplek op orde heeft, net zoals je ook verantwoordelijk bent voor de werkplekken op kantoor.

Dat betekent dat apparatuur, een goede stoel, een bureau, verlichting en dergelijke door de werkgever beschikbaar worden gesteld óf dat de werkgever de kosten van aanschaf daarvan vergoedt. 

Ook voor communicatiemiddelen zoals de eigen mobiele telefoon van de werknemer (meer dan 10% zakelijk gebruik), het internetabonnement of het gebruik van de pc kan de werkgever een vergoeding aanbieden.

Het gebruik van een computer mag alleen worden vergoed als de medewerker zijn computer voor 90 procent of meer zakelijk gebruikt. Gebruikt de werknemer de eigen computer op zijn thuiswerkplek? Dan mag de werkgever dit apparaat vergoeden.

Thuiswerkovereenkomst

Voordat je als werkgever overgaat tot het inrichten van de werkplek, doe je er goed aan om een thuiswerkovereenkomst met de medewerker af te sluiten. Daarin moet ten minste staan dat de medewerker één dag per week thuis zal werken.

Fiscale regelingen & gerichte vrijstelling

Gelukkig zijn er fiscale regelingen die ervoor zorgen dat het stimuleren van thuiswerken ook aantrekkelijk is voor de werkgever. De fiscale regelingen vallen onder de werkkostenregeling (WKR) en daarbij onder de zogenaamde gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte uit de WKR en kunnen belastingvrij worden vergoed.

Het noodzakelijkheidscriterium

De vergoeding  voor gereedschappen, computer, telefoon, internetabonnementen enz. zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium.

Dat houdt in dat de werkgever de middelen noodzakelijk acht voor het uitvoeren van de functie en dat hij de middelen betaalt of ter beschikking stelt, zonder daar een vergoeding voor te vragen. Wel moet er een afspraak gemaakt zijn over teruggaaf van de middelen als ze voor de functie niet meer nodig zijn.

Arbomiddelen

Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is binnen de WKR gericht vrijgesteld als:

  • de arbovoorzieningen samenhangen met de verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte
  • de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt
  • de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit
  •  

Lees meer >>

Thuiswerkovereenkomst

Klik hier voor een voorbeeld thuiswerkovereenkomst 

Vrije ruimte in werkkostenregeling in 2020 omhoog van 1,7% naar 3%

Vroeger mocht je je medewerkers € 1.815 geven om de thuiswerkplek in te richten. Inmiddels is deze regeling achterhaald en gelden alleen nog de regels van de werkkostenregeling. Veel vergoedingen voor thuiswerken drukken niet op de vrije ruimte. Die extra vrije ruimte kun je bijvoorbeeld wel gebruiken voor fietsstimulering.

Vanwege de coronacrisis is de vrije ruimte in de werkkostenregeling eenmalig en tijdelijk verhoogd van 1,7 naar 3% over de eerste € 400.000

 

Als iedereen die thuis kan werken na Covid-19 één extra dag vanuit huis gaat werken ten opzichte van de situatie voor Covid-19, levert dat de samenleving zo’n vier miljard euro op. De uitstoot van CO2 daalt met 606 kiloton.

Bron: onderzoek PWC 2020